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Software Gestión de activos

Software Gestión de activos

La mejor manera de organizar sus activos para darles mantenimiento

SKU: 254 Categorías: ,

Software para el Mantenimiento y Gestión de Activos

Presentamos la solución tecnológica desarrollada íntegramente por INGELSI CÍA. LTDA.  la misma que proporciona el soporte necesario para la gestión, monitoreo y control  del mantenimiento preventivo , correctivo  y predictivo de  los activos e infraestructra de su empresa con el objeto de optimizar sus costos de mantenimiento, aumentar su  producción y su vida útil .

Qué puede hacer con el software?

estructura jerarquicaPuede organizar los activos e infraestructura, en un esquema jerarquizado de fácil comprensión, que permita la optimización de su mantenimiento

gpsConozca la ubicación exacta de sus activos en su infraestructura con herramientas de georeferenciación

tomando fotoReportar novedades con herramientas web en tiempo real para asignar tareas de mantenimiento

colaboracionPlanifique colaborativamente sus tareas de mantenimiento, con ayuda de especificaciones técnicas, historiales de daños, condiciones externas, estadísticas.

CARACTERISTICAS GENERALES

pmi orden de trabajo

Planificación y control de las tareas de mantenimiento

  • Facilitar la planificación, ejecución y seguimiento de órdenes de trabajo y tareas, al permitir visualizar las actividades a realizarse de forma jerárquica.
  • Generar ordenes de trabajo modelo más optimas al permitir agrupar tareas de mantenimiento que se efectúan dentro de un proceso especifico o línea de producción aprovechando al máximo el tiempo de para y los recursos.
  • Permitir un adecuado control gráfico de la frecuencia de la realización de las ordenes de trabajo y tareas, mostrando además el índice de cumplimiento en la realización de las mismas.
  • Ayudar a encontrar la frecuencia óptima de repetición de las tareas al compararlas con la frecuencia de los daños correctivos dentro de un proceso.
  • Las órdenes de trabajo que se repitan periódicamente pueden ser planificadas para que se emitan automáticamente.
    Permite estimar la disponibilidad de los equipos para planificar la producción.

Estimación del inventario de repuestos, presupuesto del gasto de mantenimiento

  • Ayudar a determinar un adecuado stock de repuestos, ya que para cada uno de ellos informa cuantos del mismo hay ubicados en toda la planta por línea, por equipo y por partes del mismo.
  • Determina el presupuesto del gasto de mantenimiento en un tiempo indicado, ya que las actividades a llevarse a cabo en ese periodo guardan el registro de los costos de repuestos, mano de obra, materiales y servicios subcontratados a utilizarse.

Control de costos

  • Compara costos de mantenimiento preventivo y correctivo, teniendo como variables los costos de mano de obra, materiales, repuestos y servicios subcontratados.

Control de herramientas

  • Controla la ubicación y disponibilidad de las herramientas disponibles

pmi pantalla

Generar el catálogo técnico de los equipos

  • A través de una metodología sencilla y eficaz PMI, facilita la organización, clasificación y búsqueda de los equipos con una estructura jerárquica incorporada.

Amplia la visualización de los equipos y sus tareas a una ubicación.

  • Vincular toda la información de las tareas de los equipos a los procesos de la planta en donde sean ubicados, brindando una visualización clara del proceso con sus equipos y sus respectivas tareas
  • Disminuir la repetición de las tareas, órdenes de trabajo y equipos, permitiendo su reutilización.
  • Desplegar un inventario pormenorizado de todos los equipos con sus respectivos repuestos y diagramas.

Actividades pendientes

  • Visualiza las actividades pendientes por encargado, lo que permite el ingreso de la información de la realización de la actividad por el mismo remotamente.
  • La orden de trabajo registra los recursos necesarios para su realización, en cuanto a mano de obra, materiales, repuestos, servicios subcontratados y herramientas.
  • Crear y autorizar ordenes de requisición de materiales y repuestos desde la bodega correspondiente

.

MÓDULOS

PMI consiste de los siguientes módulos:

gpsUbicaciones

Entrega la información en una estructura jerárquica  de todas las secciones de la planta las cuales pueden ser georeferenciadas por medio de poligonos , incluyendo planos estáticos, área, perímetro, dimensiones y nivel.

catalogoCatálogo

Contiene los objetos modelos de los activos e infraestructura existentes, que seran parte del inventario,  sobre los cuales se realizarán las tareas de administración y mantenimiento y que son asignados en las ubicaciones en forma de clones.

contactosContactos

Permite el ingreso de todas las personas naturales o empresas a una lista de contactos, los cuales luego pueden ser asignados a estructuras jerárquicas de empleados, proveedores, etc.

Recursos

Lista todos los recursos necesarios para llevar a cabo las tareas de mantenimiento y los agrupa por: Suministros, Repuestos, Mano de obra, Servicios contratados. Para todos los recursos además de su información descriptiva lista los proveedores de los mismos; para el caso de los suministros y repuestos y servicios serán los clasificados como proveedores y para los de mano de obra serán los empleados que reúnan las capacidades para ello. Tanto los proveedores como los empleados son administrados en el Módulo de Contactos. Para el caso de los Suministros y Repuestos adicionalmente se informa el stock, valores mínimos y máximo de compras. El stock puede ser tomado y administrado en el Módulo de Inventarios o adquiridos de un ERP.

Para el caso de Servicios Contratados también permite el ingreso y desglose de los contratos.

Compras

Mediante este módulo se administra la solicitud de compra mediante una Orden de Adquisición, registrando las cotizaciones, adjudicación y generación de la Orden de Compra. Posterior a ello en el Módulo de Inventarios, bodega recibe la compra mediante recibos de mercadería. Finalmente, mantenimiento recibe lo solicitado mediante una Orden de Adquisición a través de una Orden de Requisición a Bodega o ingreso directo de la factura de compra en el Módulo de Stock de Piso.

  • Inventario

Inventario de los artículos en bodega

  • Ingreso a través de Recibos de Mercadería.
  • Descargo a partir de Orden de Requisición a Bodega.
  • Devoluciones de Stock de Piso a Bodega.

  • Stock de Piso

Mediante este módulo se administra las solicitudes de repuestos y suministros a bodega mediante Ordenes de Requisición, reservación de herramientas y personal a Logística e ingreso de artículos comprados directamente mediante facturas, vales o caja chica. Todos los artículos solicitados, comprados o de un servicio contratado, ingresan al stock de piso, el que maneja los mismos como bodegas por departamento técnico y determina el stock por artículo y por cada ingreso del mismo.

  • Logística

Mediante este módulo se puede agendar y valorar el costo por hora de los activos que lo ameriten, tales como son los vehículos, herramientas, etc., e infraestructura como salas de reuniones. Una vez designados y valorados estos activos se los puede solicitar mediante una OT y una vez verificada su disponibilidad, prorratear su costo en la misma después de su uso.

  • Administración de Activos

Permite y guarda históricamente los traslados y cambios de estado físico y funcional de un activo

El proceso general de divide en tres partes:

  • Clonación

Proceso mediante el cual un objeto modelo es clonado al ser asignado a una ubicación y adquiere identidad propia, heredando todas las propiedades de su modelo.

Distribución

Proceso mediante el cual un elemento general del catálogo es asignado a un clon, donde será identificado de manera individual, sea este activo e infraestructura. Ejemplo de ello es un motor específico declarado elemento general y que se encuentra en algunas máquinas y se necesita llevar un inventario de los mismos.

  • Sistemas

Agrupación de clones que se relacionan entre sí para completar un proceso o que cumplen la misma funcionalidad

Planificación

Que consta de los siguientes procesos:

  • Orden de Trabajo Modelo

Permite la creación de órdenes de trabajo modelo a partir de las tareas asignadas a los objetos del catálogo y luego calendarizarlas para el obtener el plan de trabajo para el mantenimiento preventivo.

  • Recursos

Se realizan tres tipos de solicitudes para atender los recursos necesarios para llevar a cabo la ejecución de la OT. Estos recursos son almacenados y administrados por el módulo de Stock de Piso.

  • Bodega
  • Logística
  • Compras

Ejecución

Consta de los siguientes procesos

  • Orden de Trabajo Liberada

Una vez se dispone de todos los recursos necesarios para llevar a cabo una OT, esta pasa al estado de liberada y se procede a su ejecución.

  • Ingreso de Tareas

Se registra la información sobre la ejecución de las tareas previamente definidas.

Ingreso de costos

Se registra los costos de una OT bien sea a nivel de OT o de las tareas definidas en la OT. Estos artículos son tomados de Stock de Piso.

  • Se toman los repuestos y suministros.
  • De Logística se toman las herramientas y para el caso de mano de obra se asigna a la categoría el empleado que la realizo.
  • De Compras se toman los servicios contratados y se aplican a un proveedor.

  • Novedades

Se registra mediante una bitácora el aviso de las novedades, las cuales se efectúan mediante una página Web, correo, teléfono, radio, etc.z

  • RED

Reporte de Equipo Defectuoso, después de recibir la novedad el personal técnico realiza una inspección y genera este reporte determinando el daño y si es necesaria la emisión de una OT Correctiva para su solución.

  • Orden de Trabajo Correctiva

Permite la creación de órdenes de trabajo correctivas a partir de los daños asignados a los mismos objetos del catálogo y posteriormente su calendarización para su ejecución. En este módulo para cada orden de trabajo se hace el seguimiento de la ejecución y el registro de los recursos utilizados.

METODOLOGÍA

Metodología de Implementación

La metodología de implementación se divide en cuatro partes:

Configuración

Comprende la configuración e ingreso de la información necesaria para el funcionamiento de los módulos Catálogo, Ubicaciones, Contactos y Recursos.

Planificación

Comprende el ingreso de información necesaria para la planificación del mantenimiento preventivo. Comprende la implementación de los módulos de Inventario, Compras, Stock de Piso y Logística.

Ejecución

Comprende el ingreso de información necesaria para la operatividad del sistema de mantenimiento. Una vez una OT es liberada inicia el proceso de ejecución y asignación de costos.

Distribución

Comprende el proceso de distribución de la aplicación a los usuarios.
Para el caso de más de 3 usuarios concurrentes y más aún si algunos de ellos acceden de forma remota vía internet nuestra recomendación es que la aplicación de distribuya mediante Terminal Server, aplicación de Microsoft, que aprovecha el servicio integrado del Windows Server 2008, que permite a usuarios remotos conectarse transparentemente al servidor de la aplicación mediante una CAL (Licencia de Acceso a Cliente) y utilizar los recursos del servidor para realizar los procesos directamente en el servidor, enviando a través de la red únicamente las pantallas tal como ocurre en una aplicación WEB.
Esto evita que por la red se envíen datos desde el servidor de bases de datos para ser procesados en el cliente ocupando un mayor ancho de banda.
Otra de las ventajas es que el soporte para todos los usuarios es local ya que para cada usuario se crea un perfil local en el servidor de la aplicación y sobre este perfil se realizan las actualizaciones.
No se realiza ningún tipo de instalación en el cliente pues accede a la aplicación vía una página Web para lo cual en el cliente necesita tener Windows XP SP3 o Vista.
Finalmente se establece la conexión con el servidor de la aplicación, se verifican las credenciales y listo para trabajar.

ARQUITECTURA

  • Edición Desktop

Programa desarrollado en visual basic integrado con SQL Express

  • Edición Cliente -Servidor

Frontend  desarrollado en visual basic y backend en SQL Server,  puede distribuirse por medio de terminal server para acceso al frontend desde una plataforma web.

 

  • Edición Web

  1. La solución se ejecuta sobre plataforma de software libre para cumplir con lo estipulado en el Decreto Presidencial 1014 que estimula la utilización de software con licenciamiento Open Source o software libre: GNU, GPL o similar en.
  • Sistema Operativo
  • Servidor de Aplicaciones
  • Base de Datos
  • Administrador de contenido
  1. La solución BPM se ubica en un cuadrante de Gartner del último año (para BPM).
  2. El sistema funcionalmente es WEB browsers en forma natural, sin la necesidad de adquirir software adicional.
  3. Interfaz 100% web.
  4. El software BPM consume los servicios para sus procesos mediante un bus de integración con otros sistemas institucionales, según la necesidad lo amerite.
  • Bases de datos externos
  • Directorio Activo (LDAP)
  • Webmail (OPEN SOURCE)
  • SQUID (Proxy)
  • Y otros.
  1. Gestión y administración unificada de usuarios, roles y permisos, así como el soporte para el acceso multiusuario concurrente.
  2. A nivel de clientes el sistema funciona en MS Windows 2000, MS Windows XP, Windows Vista, Windows 8, OPEN SOURCE, Linux.
  3. La solución permite implementar mecanismos de mejora continua, para lo cual dispone de un monitor de actividades de la institución para recabar información oportuna y confiable, durante todo el proceso para facilitar su evaluación.
  4. Completo control sobre los procesos, así como sus actualizaciones, mediante funcionalidades internas que permitan establecer reglas de negocios, manejo de recursos, secuencias de actividades e intervalos de tiempo para los eventos.
  5. Herramienta incorporada que permite simular el rediseño de procesos, a fin de observar los resultados de un proceso en particular.
  6. La solución permitirá a su Corporación gestionar sus procesos de forma ordenada y optimizada, mediante la utilización de una sola plataforma tecnológica integrada.
  7. Personalización del sistema en idioma español.
  8. La herramienta es basada en estándares J2EE (Java)
ESPECIFICACIONES FUNCIONALES

Integración

El sistema permite total integración con los sistemas institucionales existentes al momento de la integración.

  • ERP
  • Directorio Activo (LDAP)
  • Webmail (OPEN SOURCE)
  • IDE Infraestructura de Datos espaciales
  • SQUID (Proxy)
  • Y cualquier otro sistema existente
  1. El sistema dispone de un módulo de seguridad para controlar los accesos vía Web, para lo cual aplicará el concepto de Single Sing On.
  2. Con una sola clave el usuario se autentica en la red, sistema y se le aplican los roles y perfiles definidos.
  3. La solución cuenta con introspección de servicios WEB.
  4. La solución dispone de conectores Webservices, mediante protocolos estándar SOAP/ WSDL, a fin de garantizar la integración dentro de cualquier arquitectura SOA.
  5. La solución permite la lectura/escritura de archivos en formatos XML.
  6. Integración con cualquier servidor de correo mediante protocolos SMTP y POP3.
  7. La solución puede acceder a Bases de datos mediante JDBC.
  8. Permite la selección de las tablas, cuya estructura será analizada automáticamente
  9. Acceso a Servidores FTP y Servidores de cola de mensajería JMS.

Agentes de AutomatizaciónAutomation

  1. Agente de Automatización de XML
  2. Agente de Automatización de Web Services o similar
  3. Agente de Automatización de Base de Datos
  4. Agente de Automatización de E-mails (SMPT)
  5. Agente de Automatización para procesador de texto
  6. Agente de Automatización para hojas de cálculos
  7. Agente de Automatización de .NET
  8. Agente de Automatización de JAVA
  9. Agente de Automatización de ASCII
  10. Plataforma de Agentes Distribuidos
  11. Ejecución de Agentes en línea
  12. Plataforma de soporte para el balanceo
  13. Selección condicional de plataformas de agentes o grupos
  14. Mapeo visual de datos de procesos a todos los Agentes de Automatización

Importación y exportación de procesos

  1. Importación y exportación de procesos en diferentes formatos estándar (XML, XPDL).
  2. Integración con varias herramientas de modelado
  3. Condicionales (gateways XOR), con reglas y operaciones automáticas asociadas
  4. Los modelos construidos aplicaran los principios de flexibilidad e integración, por lo que permitirá:
  • Gateways XOR (condicionales), con reglas y operaciones automáticas.
  • Gestión del paralelismo y joins (gateways AND, OR)
  • Workflow humano.

Configuración de los procesos.

  1. Definición en tiempo de ejecución de cada instancia del proceso en función del usuario, mediante la aplicación de roles dinámicos.
  2. Ingreso de las condiciones de los procesos, en función a los datos ingresados o a las condiciones del flujo.
  3. Invocación a las reglas de negocio definidas previamente, así como a las operaciones de integración
  4. Llamadas a las operaciones de integración
  5. Vinculación de los tipos de objetos de negocio de los repositorios y los procesos.

procesosVersionado y despliegue de procesos

  1. Soporte para el versionado de varios procesos en funcionamiento o producción y una en desarrollo
  2. La versión en desarrollo puede activarse en producción sin parar el servicio
  3. Los cambios que se realizan en los procesos se reflejan en tiempo real, sin necesidad de desarrollar código adicional

Condiciones de control del flujo

  1. Soporte para definir las condiciones y reglas de negocio que aplican a la ejecución de los modelos de proceso
  2. Acciones automáticas en el flujo
  3. Configuración de las acciones a ejecutar durante el funcionamiento de los procesos
  4. Configuración del lanzamiento de subprocesos, paso de datos, y sincronización del paralelismo
  5. Mantener un catálogo global de operaciones, lo que favorece el reúso de las mismas entre los diferentes procesos
  6. Gestión de disparadores (triggers) y alertas.
  7. Permite configurar y definir diferentes tipos de eventos asociados a los procesos, ya sean periódicos o en respuesta a sistemas externos

Reglas de Negocio

El sistema dispone de un Motor de Reglas de Negocio, cuya interfaz es gráfica de fácil uso, que permite establecer reglas y condiciones entre cualquier grupo de variables definidas en el sistema, y que dependiendo del resultado genera diferentes asignaciones de ruta, eventos, notificaciones o alertas.

  1. Las alertas permiten configurar y definir diferentes tipos de eventos asociados a los procesos, ya sean periódicos o en respuesta a sistemas externos.
  2. Cuenta con un repositorio centralizado de reglas.
  3. Las alertas permiten configurar y definir diferentes tipos de eventos asociados a los procesos, ya sean periódicos o en respuesta a sistemas externos.
  4. La funcionalidad del Motor de Reglas de Negocio, permitirá parametrización completa y gestión.
  5. Manejo de diferentes tipos de respuestas y estados a seguir para cada actividad.
  6. Establecimiento de fechas límite o tiempos de expiración para las actividades, con envío y recepción de notificaciones a usuarios individuales o grupo de usuarios.
  7. Manejo de diferentes tipos de respuestas y estados a seguir para cada actividad.
  8. Definición de fechas límite o de tiempos de expiración para las actividades, con envío y recepción de notificaciones a usuarios individuales o grupo de usuarios.
  9. Las reglas pueden ser invocadas desde cualquier punto del proceso donde se tome una decisión
  10. Podrá combinar varias reglas para formar una nueva.
  11. Búsqueda de las referencias de uso de una regla, para analizar los impactos de realizar modificaciones de una de ellas
  12. El editor de reglas tiene acceso directo a todos los procesos, datos, recursos de integración y conectores EAI.
  13. Gestión de documentos (CHECKLIST).
  14. Entrega de la documentación requerida cuando sea necesaria, ya sea total o parcial.
  15. Las reglas del negocio y cambios que se hagan a los procesos y deben ser publicados en tiempo real.
  16. Definición de diferentes reglas de negocio o comportamientos, cuando un documento llega a un estado producto de un flujo reiniciado vs cuando llega de un producto de un flujo primario (Rechazo).

 

ejecucion procesos

  1. La solución dispone de facilidades y funcionalidades para la ejecución de los procesos.
  • Las solicitudes o transacciones que se inician en un proceso anterior al actual, puede continuar su ejecución bajo la versión del proceso anterior o asumir la nueva versión.
  • El proceso puede ser llevado a cabo de forma automática por el sistema, y las decisiones de asignación de ruta sean realizadas en base al diagrama de flujo y reglas definidas.
  • Definición de días feriados, los cuales no serán contabilizados en evaluación de retrasos, escalamientos, etc.
  • Consultas y visualización gráfica en línea del estado de un trámite dentro del flujo del proceso, así como los responsables, tiempo que ha tomado cada actividad por la que ha pasado el trámite.
  • El usuario podrá visualizar sus tareas o actividades pendientes, organizadas por prioridad.
  1. La ejecución no debe requerir desarrollo de código, adicionalmente permitirá modificar valores de los casos en tiempo de ejecución.
  2. Soporte para mezclar diferentes tipos de actividades en un mismo proceso.
  • El usuario conectado interactuará con los datos o el proceso, mediante un formulario u otra interfaz.
  • Sin la participación del usuario, se ejecutan automáticamente por parte del motor de ejecución.
  1. Las tareas de mantenimiento de múltiples versiones de procesos en producción, y una en desarrollo, debe requerir parar el servicio.
  2. Persistencia del estado de los procesos en base de datos, a fin de permitir utilizar herramientas normales para realizar copias de seguridad, extracción de datos, etc.
  3. Los roles de una instancia de proceso deben poder ser reasignados a nuevos usuarios o grupos en tiempo de ejecución
  4. Capacidad de entender y dar respuesta a señales o eventos externos, ya sean programados internamente o provenientes de sistemas externos.
  5. Actividades con intervención de personas: El usuario conectado interactuará con los datos o el proceso, a través de un formulario u otra interfaz.
  6. Total integración de los procesos con el repositorio de objetos de datos y sus formularios
  7. Debe admitir el mantenimiento de múltiples versiones de procesos en producción, y una en desarrollo.  El modificar o desplegar nuevos procesos   no debe requerir parar el servicio
  8. Dispone de un módulo especial para la gestión de tareas, que permite:
  • Iniciar nuevos casos, según el perfil del usuario y las condiciones de inicio, es decir, los roles y perfiles de usuario permitirán garantizar la seguridad e integridad de los datos, pues un usuario podrá iniciar casos de procesos para los que tenga permiso.
  • Mostrar las tareas pendientes de ejecución, con los atributos específicos de cada tipo de proceso.
  • Rellenar, modificar o ver formularios y documentos anexos al caso.
  • Buscar y filtrar las tareas según criterios como rangos de fechas, valores de campo y otros.
  • Ordenar por columnas, por ejemplo, por la prioridad asignada al caso o la fecha de creación.
  • Permite seleccionar tareas de varios casos y ejecutar acciones de forma conjunta, entre ellas aprobar o rechazar múltiples expedientes de una sola vez.
  • Personalización de las columnas de las listas de tareas para cada tipo de proceso, sin desarrollos adicionales.
  • Columnas a mostrar.
  • Forma de visualización.
  • Criterios de ordenación.

Actualización automáticamente por AJAX de forma periódica de las tareas, sin necesidad de refrescar la página y debe notificar al usuario cuando aparecen nuevas tareas para ser ejecutadas

Escalabilidad y Excepciones

  1. La aplicación permite definir esquemas de escalamiento automáticos y manuales.
    • Automáticos. – El incumplimiento de tiempos, información y documentación por actividad, puede provocar la reasignación a otro responsable o el cambio de estado de la solicitud.
    • El administrador puede escalar o consultar a otros niveles
  2. Posibilita asociar los escalamientos a niveles de excepciones, el sistema permitirá escalar a diferentes niveles de autorización, dependiendo de variables en el flujo mismo del proceso.
    • Cuenta con un perfil de súper administrador del sistema, el cual puede realizar excepciones de etapas y reglas del proceso, como:
    • Políticas de riesgo, documentos, pasos y otros, esto evitará totalmente procesos manuales permitiendo el registro de quien solicita, quien autoriza y el tipo de excepción que se realiza.
  3. Funcionalidad para ejecutar workflows abiertos (manejo de excepciones).
    • Los usuarios pueden realizar tareas dentro de un flujo de trabajo
    • El usuario puede decidir enviar una tarea a otro, este delegarla o devolverla, y así hasta llegar a completar la tarea inicialmente planteada, lo que posibilita:
    • Requerir modelado previo de muchos procesos, facilidad para la administración de proyectos complejos.
    • Automatización de procesos sin necesidad de modelarlos, manteniendo el control y monitorización de todas las actividades realizadas, a través de los servicios de auditoría y control.
    • Pueder invocarse como parte de cualquier actividad dentro de otro proceso, permitiendo que una tarea se resuelva de forma colaborativa por los usuarios involucrados, y devolviendo el flujo a su posición original.
    • Puede usarse para gestionar las excepciones de negocio, para aquellos casos complejos.

Alertas y notificaciones

  1. Soporte para el envío de notificaciones o alertas producto de la ocurrencia de un evento dentro del sistema, a usuarios internos y externos, así como a terceros que pertenecen a eventos parametrizables. 
    • Notificaciones de aprobaciones, negaciones, tiempos y fechas expiradas, documentos incompletos, respuestas sobre aceptación o rechazo de un proyecto
  2. Los mensajes de notificación deben ser totalmente personalizables, sin necesidad de programación.
  3. Generación de alertas en función de los tiempos estimados para la ejecución de todo el flujo o en función de los retrasos de los tiempos parciales acumulados.

Consultas y Reportes

  1. Definición de consultas dinámicamente con ocurrencia de diferentes criterios de información, generando automáticamente gráficos para análisis, a su vez que deben tener la facilidad de ser exportadas a una hoja de cálculo (Excel) o PDF.
  2. Obtención de reportes de gestión organizados, que detallen todas las actividades del proceso y los tiempos de cada actividad.
  3. Soporte para medir la capacidad de gestión de los recursos que realizan el proceso y generar reportes de tiempos por usuario, que faciliten obtener indicadores de productividad.
  4. Funcionalidad para medir el rendimiento y la calidad de los procesos, basados:
    • Tiempos esperados promedio por actividad o ciclo del proceso.
    • Identificación de cuellos de botella o desviaciones de los tiempos esperados promedio por cada actividad del proceso.
    • Mediante estadísticas de actividades y/o transacciones completadas o procesadas.
    • Medición de las colas / filas generadas.
    • Medición y comparación del procesamiento de transacciones dentro y fuera de estándar.
  5. Generación automática de documentación, de acuerdo a los siguientes lineamientos:
    • Documentos en formato RTF o PDF, a partir de plantillas RTF.
    • Diseñador de plantillas de documentación mediante Word o cualquier editor compatible RTF.
    • Permitir la inserción de campos mediante Drag&Drop.
    • Conversión automática de formato RTF a PDF.
    • Integración directa con los datos del proceso, mediante las operaciones del BPM.
    • Módulo de gestión de plantillas integrado en el repositorio de datos.
    • Interfaz sencilla, basada en formularios para que los usuarios finales puedan modificar las plantillas fácilmente.
    • De preferencia soporte multi idioma completo, tanto a nivel de plantillas como de los valores de las mismas

Control de procesos (auditoría y monitorización)

  1. Almacena el historial de todas las versiones realizadas de los procesos, incluyendo la administración de versionamiento de los mismos, así como simulaciones y documentación. 
  2. Log de auditoría de todas las transacciones ejecutadas por un usuario ya sean manuales o automáticas, señalando: fecha, hora, ID del usuario, ubicación y tipo de evento, de acuerdo a la política de seguridad de Corporación QUIPORT S.A.
  3. La solución ofrece información sobre las actividades de los usuarios en función de los procesos
    • El usuario que inició el caso, estado actual del caso, en que paso se encuentra, histórico de ejecución, acciones realizadas mostrando detalles como el usuario o grupo de usuarios que las realizaron y la marca horaria respectiva.
    • Los participantes en el caso, sean grupos de usuarios o usuarios individuales, así como la visualización de las tareas pendientes
  4. Con los permisos y perfil adecuado un usuario puede ejecutar el mismo las tareas de otros usuarios
  5. Para las tareas de monitoreo, la solución dispondrá de indicadores con el objetivo de ofrecer una visión global a los administradores y responsables de procesos, ya sea por proceso individual o global.

La información generada en este punto debe poder presentarse de forma gráfica en modelos de 2D y 3D.

  • Con estas capacidades se deben poder construir cuadros de mando personalizados a cada vista. La gestión de indicadores permitirá
  • Gráficos en tiempo real de la evolución de los indicadores
  • Fácil construcción de cuadros de mando.
  • Estado de los procesos
  • Informes de los datos asociados a los procesos
  • Filtrado de la información según los parámetros deseados

CARACTERÍSTICAS TECNOLÓGICAS

  1. Los servicios de presentación están basados en módulos WEB, con soporte para AJAX
  2. El modelador de procesos corre bajo ambiente “totalmente” gráfico BPMN
  3. Soporte a múltiples bases de datos, sistemas operativos y servidores de aplicaciones
  4. Cuenta con integración de aplicaciones (EAI)
  5. Las interfaces de la aplicación (API´s) están desarrolladas en JAVA
  6. Permite la importación de formatos estándar de procesos tales como XPDL y BPEL
  7. BPM genera automáticamente la documentación de los procesos en formato MS Word, de preferencia.
  8. La solución tiene la capacidad de exportación de los modelos HTML, para su visualización y navegación a través de web.
  9. La herramienta tiene la capacidad de exportación en formato XML para la integración con otras herramientas
  10. Los cambios que se realizan a los procesos se muestran en tiempo real, sin la necesidad de generar o desarrollar código adicional.
  11. Llamado de código .NET, JAVA, basado en ejecución del proceso y servicios WEB.
  12. Vinculo a Directorios LDAP, para relacionar los roles de proceso a usuarios o grupos reales
  13. Aplicar Single Sign On
  14. Durante la operación la solución realiza llamadas a las reglas de negocio que se hayan definido y a las operaciones de integración.
  15. Vinculo a directorios remotos
  16. Funcionalidad de balanceo de carga de red
  17. Actualizaciones automatizadas del software cliente
  18. Inicio y recuperación automática del Servidor
  19. Orquestación y sincronización de procesos manejados por base de datos
  20. Conectividad a base de datos centralizada en el servidor
  21. El motor soporta una variedad de protocolos y formatos de data, incluyendo servicios web y otros.
  22. Dispondrá de un Business Activity Monitoring, (monitorización de la actividad del negocio), que permite al personal de sistemas monitorear un proceso de negocio que este en ejecución. La información se muestra en términos de negocio más que técnicos.
  23. El módulo de monitorización permite la visualización y control en tiempo real el estado global de los procesos.
  24. El motor trabaja internamente con documentos XML para su mejor desempeño. El motor convierte en el formato esperado por la aplicación que lo ha solicitado.
  25. El motor de integración puede trabajar con tecnologías JAVA.
  26. La plataforma está integrada a un repositorio central para el almacenamiento de todos los componentes que describen los procesos diseñados y que permiten su implementación. La interfaz de la plataforma es unificada tanto para el usuario como para la administración y debe estar accesible desde la Web.
  27. Creación de repositorios de procesos múltiples y seguros en el servidor de base de datos
  28. El modelador de formularios debe ser 100 % WEB, mediante editor WYSIWYG (lo que se ve es lo que se obtiene)
  29. Los formularios cuentan con un conjunto de controles listos para su utilización (texto, fecha, email, imagen, documento, etc.)
  30. Los formularios permiten la conexión a base de datos externas permitiendo así el uso de datos pre-existentes
  31. La solución cuenta con la característica de diseñar los formularios a medida, de acuerdo a los requerimientos de su Corporación, mediante HTML5 o programación JSF.
  32. Funcionalidad de disparo en ejecución de código java, dentro de formularios
  33. Acceso a base de datos dentro de formularios usando conexiones de parte del servidor
  34. Gráficamente vincula campos de formularios a campos de base de datos
  35. Consultas (Queries) y filtros personalizados de base de datos en formularios
  36. Posibilidad de actualizaciones a base de datos y otras acciones desde dentro de los formularios
  37. Funcionalidad de scripts personalizados en formularios
  38. Se mantienen niveles de seguridad a la base de datos (inserción, borrado y actualización de tablas, ejecución de objetos como sps, funciones, etc.)

Rendimiento

  1. La solución cumple con los siguientes requerimientos mínimos de rendimiento:
    • Recibe 3.000 transacciones diarias en una única instancia de aplicación.
    • Soporta un mínimo de 3 transacciones por segundas concurrentes sin que la solución degrade su rendimiento en todas sus áreas.
  2. Permite la monitorización mediante JMX de las cargas de usuarios / sesiones / memoria y recursos compartidos

Presentación web de la solución

  1. Permite gestionar cualquier portal creado en la plataforma de una manera centralizada en una única instancia de la aplicación, para cada usuario de manera autónoma.
  2. Permite gestionar la seguridad de acceso a las páginas y secciones del portal en función de roles únicos definidos en la plataforma
  3. El sistema de gestión de usuarios permite conectar con un servidor LDAP existente en la organización. Aplicar Single Sign On
  4. Permite gestionar centralizadamente los recursos gráficos utilizados en cualquiera de sus portales
  5. Existe un catálogo a utilizar en los portales para facilitar la construcción de los mismos.
  6. Permite la clonación de portales así como la puesta en producción de cada uno de ellos independientemente

Documentación Técnica

  1. Los documentos que se entreguen como parte de la implantación deben estar escritos en idioma español y ser entregados en formato digital.
  2. Documentos que genera la metodología de manejo del proyecto.
  3. Documentos que genera la metodología de desarrollo/implantación del proyecto.
  4. Copias de actas de entrevistas o encuestas realizadas a los funcionarios
  5. Se adjuntarán los Manuales necesarios para que el usuario final entienda completamente el funcionamiento y operación del sistema, los que están escritos en un lenguaje claro y entendible eliminando en lo posible la utilización de términos técnicos.
  6. El sistema manejara un conjunto de ayudas en línea y ayudas sensitivas al contexto que faciliten la utilización de la solución para los usuarios finales, sean estos ciudadanos o funcionarios de la organización, todas las ayudas están disponibles en tecnología Web.
  7. Se entregará un manual que contenga las Guías de Instalación y Configuración del Módulo escrito en un lenguaje claro y entendible, que contengan todos los pasos necesarios para realizar estas tareas sin la participación del oferente y obtener los resultados esperados (Terminología técnica).

Capacitación

  1. Se realizará la capacitación a los funcionarios de la organización. que se constituirán en los usuarios de los servicios y procesos internos, esta capacitación garantiza el manejo óptimo de las diferentes opciones.
  2. Se realizará la transferencia de los conocimientos necesarios a los funcionarios que la organización disponga, con el propósito de que estén en la capacidad de realizar el mantenimiento y actualizaciones necesarias a la solución.

 

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